打造你的 Notion 工作空间：界面布局与基础操作

Evan Zhou

Tech Chronicles|Jan 15, 2025|Last edited: Dec 31, 2025|
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本系列的第二篇🎉，在第一篇中，分享了 Notion 的安装与注册流程，并对其基本特点有了初步了解。本篇将帮助你从零开始设置自己的工作空间，学会如何定制界面布局、组织页面内容，并掌握基础操作，让 Notion 真正服务于你的需求。

一、工作空间的界面布局

Notion 的工作空间采用模块化设计，初次打开notion，系统会带你进入如图所示的默认页面，这是 Notion 的初始界面，也可以称为“Getting Started”页面，下面将详细介绍下各个模块的基本操作和功能，帮助你快速上手！
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  1. 侧边栏（Sidebar）
      • 位于页面左侧，用于导航和管理页面内容。
      • 顶部部分：包括工作空间名称、搜索栏和功能快捷入口。
      • 中部部分：你的个人页面和项目列表（如“Weekly To-do List”、“Reading List”等）。
      • 底部部分：设置相关选项（如“Calendar”、“Templates”、“Help”）。
      • 邀请成员按钮：位于最底部，支持你添加团队成员进行协作。
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  1. 主工作区（Main Workspace）
      • 页面中间部分，用于查看和编辑当前内容。
      • 默认显示的是“Getting Started”页面，Notion 提供了一些简单的任务列表，帮助你了解基本操作。
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  1. 右上角工具栏
      • 包括“分享”（Share）按钮、历史记录查看，以及更多设置选项（...菜单）。
      • 可用于调整页面权限、查看版本历史或导出内容。
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二、Notion 的账号与工作空间

在使用 Notion 的过程中，理解 账号 和 工作空间 的关系是非常重要的。账号是你的身份，而工作空间是你的实际操作环境。

1. 什么是账号 (Account)?

Notion 的账号是你访问所有内容的钥匙。每个账号通过邮箱或 Google 账号注册，用于登录到 Notion 的应用中。一个账号可以管理多个工作空间 (Workspace)。
  • 个人账号 (Personal Account)：通常用于个人项目、学习管理或日程规划。
  • 团队账号 (Team Account)：用于团队协作，分享任务、文档和数据库。
提示 (Tip)：你可以随时在 Notion 中切换账号，非常适合需要管理多个工作环境的用户。

2. 什么是工作空间 (Workspace)?

工作空间是你在 Notion 中创建和组织内容的地方，它类似于一个独立的文件夹或项目空间。每个工作空间可以根据你的需求进行完全独立的设置。
  • 个人工作空间 (Personal Workspace)：例如学习笔记、读书清单、健身计划等。
  • 团队工作空间 (Team Workspace)：适合多人合作，支持共享任务管理、项目跟踪等。
示例 (Example)：
  • 如果你是一名学生，可以创建一个名为“学习 (Study)”的个人工作空间，用于记录课堂笔记和复习计划。
  • 如果你是一位项目经理，可以创建一个名为“团队协作 (Team Collaboration)”的工作空间，与团队成员共享任务清单和项目进度。

3. 如何创建和管理工作空间 (Workspace)?

点击 Notion 左上角的 头像 (Profile Icon) 图标，会弹出以下菜单：
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  1. 查看当前工作空间 (Check Current Workspace)
      • 当前工作空间名称会显示在顶部（如 Evan Wilde's Notion）。
      • 你还可以看到当前工作空间的使用计划（例如 Free Plan 或 Personal Pro）。
  1. 创建新工作空间 (Create New Workspace)
      • 初次进入Notion，系统会默认在你的账号下创建一个工作空间
      • 通过点击账号邮箱右侧的拓展符号,选择Join or create workspace。
      • 按照引导完成创建，例如“For school”或“For work”。
      • 完成后就能看到新创建的工作空间了
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      • 后续可以通过setting更改workspace的名称
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  1. 添加账号 (Add Account)
      • 如果你需要绑定另一个 Notion 账号，点击 Add another account（添加另一个账号）。
      • 登陆后，你可以在当前客户端中切换不同的账号和工作空间。

4. 如何更好地管理工作空间 (Workspace)?

  1. 命名工作空间 (Naming Workspaces)
      • 确保工作空间的名称清晰易懂，例如“个人笔记 (Personal Notes)”或“团队协作 (Team Collaboration)”。
      • 如果有多个工作空间，使用图标区分它们，例如书本图标表示学习，文件夹图标表示工作。
  1. 管理权限 (Manage Permissions)
      • 个人工作空间默认是私有的，无需担心隐私问题。
      • 团队工作空间支持权限管理，邀请成员时可以设置为“仅查看 (View Only)”或“完全编辑 (Full Edit)”。
  1. 同步设备 (Sync Across Devices)
      • 使用同一个账号登录你的所有设备（电脑、平板、手机），让你的工作空间随时随地保持同步。

三、Notion 的设置功能 (Settings)

在 Notion 的设置界面，你可以对账号 (Account) 和工作空间 (Workspace) 进行个性化配置，从界面外观到安全设置都可以根据需求调整。这些功能可以帮助你优化使用体验，无论是个人还是团队协作。

1. 账号设置 (Account Settings)

在账号设置部分，你可以找到以下常见选项：
  • 外观 (Appearance) 选择浅色 (Light) 或深色 (Dark) 模式，自定义你的 Notion 主题，打造更舒适的界面体验。
  • 时区设置 (Date & Time) 根据所在区域自动调整时区，确保提醒、日历等功能的时间准确无误。
  • 语言与区域 (Language & Region) 选择界面语言，支持多语言切换，帮助不同语言背景的用户轻松上手。
  • 通知设置 (Notifications) 配置消息推送方式，选择通过电子邮件或应用内通知接收更新。

2. 工作空间设置 (Workspace Settings)

工作空间设置更多面向团队协作和多用户管理：
  • 团队成员管理 (Teamspaces & People) 在工作空间中邀请或移除成员，设置不同的权限等级，确保信息安全性。
  • 安全性与数据 (Security & Data) 启用双重身份验证 (2FA) 和数据备份功能，提升账号安全性。
  • 页面启动设置 (Startup) 自定义启动页面，可选择上次浏览的页面或固定的默认页面。
  • 集成与连接 (Connections) 将 Google Calendar 等外部工具与 Notion 连接，实现更高效的工作流程。

3. 探索更多个性化设置

除了上述常见功能，Notion 的设置界面还隐藏着许多提升效率的小惊喜。例如：
  • 自定义工作空间图标和名称，让你的 Notion 更具个性。
  • 配置团队空间的模块布局，满足复杂项目管理需求。
  • 启用或关闭历史记录视图，方便追踪页面更改。
这些功能为你提供了无穷的可能性，但也保留了一定的探索空间。不要害怕尝试各种选项，每一处微调都可能让你的工作效率更上一层楼！

4. 如果遇到问题怎么办？

在设置过程中如果有疑问，可以随时点击界面左下角的 Help (帮助) 按钮，查看 Notion 提供的支持文档和教程。你也可以通过搜索关键字快速定位到问题的解答。
此外，你还可以利用 Notion AI 来获取支持。Notion AI 是内置的智能助手，能够回答关于页面内容的问题、总结信息，甚至生成建议或灵感。普通用户每天有一定次数的免费询问机会，使用起来简单高效。如果需要，直接在页面底部选择 “Ask AI” 或者点击 AI 图标，就可以开始使用了。
如果这些方式都不能解决你的问题，还可以联系 Notion 的客户支持团队，他们会为你提供进一步的帮助。
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四、创建你的第一个 Page

Notion 的核心功能之一是页面（Page）。它像一个空白画布，允许你根据需求随意添加内容，例如文本、图片、待办事项、表格甚至数据库。在这里，我们将引导你完成创建你的第一个页面的全过程。

1. 什么是 Page？

Page 是 Notion 的基础单位，它可以是一个简单的文本记录，也可以是一个复杂的项目管理中心。页面支持嵌套结构，你可以在页面中创建子页面，形成一个强大的层级式工作流。

2. 如何创建你的第一个 Page

创建页面非常简单，只需以下几个步骤：
  1. 从侧边栏创建
      • 在侧边栏点击 + New Page 按钮。
      • 为页面命名，例如“我的第一个 Notion 页面”。
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  1. 从工作区中创建
      • 点击工作区中任意空白区域，然后选择 New Page。
      • 为新页面命名。
  1. 使用快捷键创建
      • 在任意页面内，直接输入 /page 并回车，一个新的页面就会嵌套在当前页面中。

3. 编辑页面内容

Notion 提供了多种内容模块（Blocks），你可以根据需求自由组合页面内容。
  1. 添加内容块
      • 在页面中输入 /，会弹出一个快捷菜单，显示所有可用的内容模块，例如：
        • 文本（Text）
        • 标题（Heading 1/2/3）
        • 待办清单（To-do list）
        • 表格（Table）
        • 图片（Image）
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  1. 自定义页面样式
      • 点击页面顶部的 Add icon 添加一个图标。
      • 点击 Add cover 为页面设置封面图片。
      • 通过拖拽调整模块位置，排列出符合你需求的布局。
  1. 使用模板
      • 点击页面顶部的 Templates 按钮，快速应用一个现成的模板作为页面内容。

4. 页面嵌套与层级管理

页面支持无限嵌套，这意味着你可以在一个页面中创建子页面。这样不仅能清晰组织内容，还能减少工作区的混乱。
  1. 创建子页面
      • 在当前页面中输入 /page，然后为子页面命名。
      • 子页面会显示在页面顶部的导航栏中，方便快速切换。
  1. 返回上级页面
      • 点击页面左上角的返回箭头，轻松回到上一层页面。

5. 页面权限与分享

Notion 的页面不仅可以自己使用，还能与他人协作。
  1. 设置权限
      • 点击页面右上角的 Share 按钮。
      • 选择共享方式，例如邀请特定成员查看或编辑，或生成共享链接。
  1. 导出页面
      • 如果需要将页面内容分享给外部用户，可以点击 ... 菜单，选择 Export 导出为 PDF 或 Markdown 格式。

6. 探索你的 Page 潜力

通过以上步骤，你已经学会了创建和管理页面的基本方法。接下来，你可以尝试以下操作，充分发挥 Page 的潜力：
  • 创建一本学习笔记，记录重要知识点。
  • 搭建一个项目看板，追踪任务进度。
  • 设计一个生活日程，规划每日活动。
每一个 Page 都是一个充满可能性的开始，试着探索 Notion 的各种模块，让你的工作和生活更高效！

五、基础快捷键和操作技巧

为了让 Notion 的使用更加高效，掌握一些基础快捷键和操作技巧是非常有必要的。快捷键不仅能节省时间，还能让你的工作流程更加流畅。以下是一些常用快捷键和实用技巧，帮助你快速上手。

1. 常用快捷键

快捷键
功能说明
Ctrl + N
创建新页面
Ctrl + P
快速跳转到页面（全局搜索）
Ctrl + Shift + N
打开一个新的 Notion 窗口
Ctrl + D
复制当前页面
Ctrl + Shift + L
切换浅色和深色模式
Tab
向右缩进
Shift + Tab
向左缩进
Ctrl + Z
撤销操作
Ctrl + Y
恢复操作
Ctrl + /
打开块命令列表（与 / 相同）
Ctrl + Enter
快速完成待办清单的任务
提示： 在 Mac 上，快捷键中的 Ctrl 替换为 Command (⌘)。

2. 快速内容操作

  1. 快速添加内容块
      • 输入 /，调出块命令菜单，选择想要添加的内容模块，例如 /todo 添加待办事项，/table 添加表格。
      • 输入 /date 插入日期，输入 /reminder 添加提醒。
  1. 快速移动块
      • 将鼠标悬停在块左侧的 ⋮⋮ 图标上，按住后拖拽即可移动块。
      • 按住 Alt（Mac 为 Option） 并点击鼠标拖动，可以复制块。
  1. 页面跳转
      • 使用 Ctrl + P 或 Command + P 打开搜索窗口，快速跳转到目标页面。
      • 在搜索框中输入页面名称或关键词，点击搜索结果即可跳转。

3. 编辑与格式化技巧

  1. 文字格式化
      • 加粗 (Bold)： 选中文字后按 Ctrl + B。
      • 斜体 (Italic)： 选中文字后按 Ctrl + I。
      • 下划线 (Underline)： 选中文字后按 Ctrl + U。
      • 高亮 (Highlight)： 输入 ==高亮文字==。
      • 添加链接： 选中文字后按 Ctrl + K，粘贴链接。
  1. 块的快速转换
      • 选中块内容，输入 /，然后选择目标块类型，例如将文本转换为标题或列表。
      • 或者右键点击块内容，选择 Turn into...。
  1. 多选操作
      • 按住 Shift，点击选择多个块，然后可以批量移动、删除或格式化。

4. 高效导航小技巧

  1. 侧边栏隐藏与展开
      • 使用快捷键 Ctrl + \ 快速隐藏或展开侧边栏，提升屏幕空间利用率。
  1. 页面历史记录
      • 点击页面右上角的 ← 或 → 按钮，查看并跳转到之前访问过的页面。
  1. 书签功能
      • 将常用的页面拖动到侧边栏顶部，快速访问重要内容。

5. 数据库操作快捷方式

  1. 快速切换视图
      • 数据库支持多种视图（表格、看板、日历等），点击页面右上角的 视图切换按钮，快速切换所需视图。
  1. 批量编辑
      • 在数据库中，按住 Shift 选择多行记录后，可以同时编辑多个条目的属性。
  1. 过滤与排序
      • 使用 Filter 和 Sort 功能，将数据库按照条件筛选或排序，快速定位关键信息。

6. 其他实用快捷技巧

  1. 模板快速应用
      • 点击页面顶部的 Templates 按钮，选择适合的模板，一键生成内容框架。
  1. Markdown 支持
      • Notion 支持部分 Markdown 语法，例如：
        • 输入 # 加空格，生成一级标题。
        • 输入 >，生成引用块。
        • 输入 加空格，生成无序列表。
  1. 全屏模式
      • 点击页面右上角的 ...，选择 全屏 (Full Screen)，让页面更加专注。
快捷键和操作技巧可以极大提升 Notion 的使用效率。虽然刚开始可能需要适应，但熟悉之后你会发现操作效率大幅提升。

六、总结

在本篇文章中，我们深入探讨了 Notion 的工作空间布局、账号与工作空间的关系、设置功能、页面创建、快捷键和操作技巧。相信通过这篇教程，你已经具备了初步驾驭 Notion 的能力，无论是用于个人提升，还是团队协作，Notion 都能成为你效率提升的得力助手。
Notion 的强大之处在于它的灵活性和模块化设计，不同用户可以根据自身需求打造完全定制化的工作流。从最基础的页面创建到复杂的数据库管理，你的可能性几乎是无限的。

七、下一步：深入学习 Notion 数据库

在本篇教程中，我们从 Notion 的基本功能入手，学习了工作空间的设置、页面的创建以及常用快捷操作。而接下来，我们将聚焦于 Notion 的核心功能之一：数据库（Database）——可以说，Notion不能没有Database，正如西方不能失去耶路撒冷！
Notion 的数据库是信息管理的核心支柱，它不仅支持多视图切换，还能通过筛选、排序和属性关联，灵活满足从个人规划到团队协作的多样需求。无论是用来管理任务、追踪项目进度，还是构建知识库，数据库都能帮助你从杂乱无章的碎片中梳理出清晰的脉络，大幅提升工作和生活效率。
在下一篇教程中，我将从零开始讲解如何创建和使用数据库，帮助你全面解锁这项功能的潜力。敬请期待！

读者互动

希望这篇教程能帮助你更好地设置和使用 Notion 工作空间！如果你有任何问题或建议，欢迎在评论区留言，我会尽快回复你 😊！

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